Procedimiento de alerta interno
¿Qué tipo de inquietudes abarca la Política?
La Política se aplicará a situaciones en las que un individuo (tanto desde el interior como desde el exterior de Mazars) transmita sus inquietudes acerca de un riesgo, una irregularidad o un mala práctica que afecte a miembros de la firma en los siguientes ámbitos:
- Finanzas y contabilidad
- Cohecho y corrupción
- Prácticas contrarias a la libre competencia
- Peligros para la salud y la seguridad
- Peligros para el medio ambiente
- Discriminación y acoso
En esta Política, para hacer referencia a esas inquietudes se utilizará el término «irregularidad», donde no se incluirán los problemas o quejas relativos a situaciones laborales personales. Ese tipo de problema o queja deberá plantearse a través del procedimiento de resolución de conflictos de la firma. La Política tampoco abarca los riesgos, irregularidades o malas prácticas que se detecten en ámbitos distintos a los enumerados en esta sección o que afecten a personas que no sean miembros de la firma, como clientes o proveedores.
Protección en virtud de la Política
Recurrir al procedimiento de alerta constituye una opción, y en ningún caso podrá plantearse la responsabilidad de los empleados de Mazars por no haber denunciado una posible irregularidad.
Los empleados no estarán obligados a probar ninguna cuestión planteada en virtud de esta Política, ya que se considerará suficiente sospechar de forma sincera y razonable que se ha cometido o es probable que se cometa una irregularidad.
Sin perjuicio de las estipulaciones de la sección «Responsabilidad personal», si un empleado de Mazars transmite una alerta en virtud de esta Política, no correrá el riesgo de perder su puesto de trabajo o sufrir algún tipo de sanción por ello. Siempre que actúe de forma sincera y razonable, carecerá de importancia que sus sospechas finalmente resulten infundadas.
Mazars no tolerará que los empleados que transmitan alertas en virtud de esta Política sufran algún tipo de persecución o acoso. Se tomarán en serio todas las acusaciones sobre un tratamiento de este tipo y, cuando sean fundadas, la norma será investigarlas siguiendo el procedimiento disciplinario de la firma como posibles faltas muy graves. Si se demuestra que una persona ha incurrido en ese tipo de comportamiento con respecto a un compañero, dicha persona podrá ser despedida sin preaviso ni indemnización por falta de preaviso.
Responsabilidad personal
Las falsas alegaciones realizadas de forma malintencionada en virtud de esta Política serán consideradas faltas muy graves y podrán dar lugar a sanciones disciplinarias o acciones legales.
Qué hacer si desea transmitir una alerta
Si sospecha alguna irregularidad, puede transmitir sus inquietudes utilizando el formulario que encontrará a continuación (los equipos locales no podrán acceder a los datos ni modificar los formularios).
El Chief Compliance Officer (responsable de cumplimiento normativo) del Grupo Mazars [1] únicamente trabajará en colaboración con el Consejo de Gestión del Grupo o sus miembros independientes y, si es necesario, con el Consejo de Administración del Grupo. En cualquier caso, le recordamos que los miembros responsables de recibir y tratar las denuncias sobre posibles irregularidades tienen un deber de confidencialidad.
Es fundamental que cualquier miembro de nuestros equipos se sienta capaz de transmitir sus preocupaciones sin miedo a sufrir represalias. Por consiguiente, las acusaciones de persecución en dichas situaciones se tomarán muy en serio y darán lugar a acciones disciplinarias contra cualquier miembro del personal que haya incurrido en ese tipo de comportamiento.
Confidencialidad
En virtud de esta Política, todas las alertas transmitidas serán confidenciales y únicamente tendrán conocimiento de las mismas la persona que transmita la alerta, el Chief Compliance Officer del Grupo Mazars y cualquier otro miembro de la firma al que se le comunique la alerta en los casos en los que sea necesario. Por lo tanto, toda la información proporcionada en virtud de este procedimiento también será confidencial, incluida la identidad del empleado que transmita la alerta.
A este respecto, cabe señalar que las alertas no podrán transmitirse de forma anónima y que el empleado deberá proporcionar información sobre su identidad, que siempre será confidencial y nunca se comunicará al miembro de la firma afectado por la alerta.
En función de la naturaleza de la cuestión planteada, la ley podrá exigir a la firma que divulgue la totalidad o parte de la información a terceros. Si se procede a dicha divulgación, el empleado será informado de ello.
Durante la investigación del problema, el Chief Compliance Officer del Grupo podrá solicitarle información adicional. La cooperación del empleado una vez transmitida la alerta es fundamental para poder investigar adecuadamente el asunto.
Una vez finalizada la investigación, recibirá un informe con los resultados de la misma. Si se ha transmitido una alerta que resulta ser fundada, los resultados de la investigación también se comunicarán al responsable de unidad pertinente, que tomará las medidas necesarias.
Las alegaciones realizadas de forma malintencionada en relación con las actividades de una firma de Mazars a personas ajenas al Grupo serán consideradas faltas muy graves y se investigarán siguiendo el procedimiento disciplinario de la firma. Cualquier persona que haya realizado alegaciones malintencionadas podrá ser despedida sin preaviso ni indemnización por falta de preaviso.
Conservación de la información
El Chief Compliance Officer del Grupo Mazars llevará un registro donde se centralizarán todas las alertas, e informará del resultado de las investigaciones al Comité Ejecutivo nacional o a los miembros independientes del Consejo de Gestión del Grupo.
Las alertas no incluidas en el objeto de esta Política se destruirán rápidamente o se registrarán en un sistema independiente. Las alertas incluidas en el ámbito de esta Política que no den lugar a acciones disciplinarias o judiciales se conservarán durante un periodo máximo de 2 meses tras el cierre de la investigación. Las alertas que den lugar a acciones disciplinarias o judiciales se conservarán hasta el término de dichas acciones.
Mazars aplica todas las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la protección de la información recopilada en aplicación de esta Política, de conformidad con la Política de privacidad y toda la normativa aplicable.
Derecho de acceso y modificación
En virtud de la normativa aplicable en materia de protección de datos, cuenta con un derecho de acceso, oposición y corrección de los datos que le conciernen, y puede solicitar que estos se modifiquen o eliminen si no son correctos o están incompletos u obsoletos. Para ejercer dicho derecho, utilice el Formulario de contacto para empleados que encontrará a continuación.
[1] En enero de 2015, el Chief Compliance Officer del Grupo es Jean-Luc Barlet.