Cómo asegurar la continuidad de un negocio durante y después del Covid-19

Para muchas empresas, el riesgo de que el propietario o un miembro del consejo se ausente durante un período prolongado plantea graves cuestiones de continuidad.

Si el responsable de la toma de decisiones no está disponible, ¿quién está a cargo y cómo se toman las decisiones, decisiones que podrían ser críticas para la supervivencia de la empresa?

La mejor solución variará en función de las distintas empresas, dependiendo de la estructura legal, el tipo de propiedad, los estatutos y varios factores más. Las empresas más grandes administradas por un consejo directivo, o con una junta asesora o supervisora a la que recurrir, pueden ser capaces de superar la brecha con relativa facilidad. Pero para las empresas más pequeñas en las que el propietario es el único miembro del consejo, el camino es menos claro.

Afortunadamente, hay algunos pasos clave que estas empresas pueden realizar para minimizar los riesgos de continuidad del negocio en caso de alguna ausencia:

1. Nombrar a otro miembro para el consejoSi una empresa tiene un solo miembro del consejo, es relativamente fácil minimizar este riesgo simplemente nombrando más miembros. Así que si uno está ausente, el otro o los otros pueden manejar los asuntos. Contar con más de un miembro de la junta directiva para ayudar a dirigir la empresa también puede ser ventajoso en general, en términos de una mayor colaboración en la toma de decisiones y de aportar diferentes perspectivas e ideas.Sin embargo, el nombramiento de otro miembro de la junta no es particularmente flexible, ya que una vez que se nombra a alguien, éste sólo puede ser destituido, dependiendo de los estatutos, mediante los procedimientos aplicables. Por lo tanto, tiende a ser más adecuado como solución estratégica más a largo plazo que para cubrir una ausencia temporal, y los que son nombrados deben comprender y aceptar las responsabilidades y obligaciones que conlleva ser director general.
2. Nombrar un sucesorSi a un propietario le preocupa diluir su control mediante la incorporación de otro miembro de consejo, podría optar por mantener la estructura de miembro único de consejo, pero nombrar formalmente a un sucesor que se quedaría a cargo como miembro del consejo en determinadas circunstancias.Si a un propietario le preocupa diluir su control mediante la incorporación de otro miembro de consejo, podría optar por mantener la estructura de miembro único de consejo, pero nombrar formalmente a un sucesor que se quedaría a cargo como miembro del consejo en determinadas circunstancias.
3. Establecer un poder notarialUn poder notarial (también llamado "testamento en vida") es un documento legal que permite a un "donante" designar a una o más personas para que tomen decisiones en su nombre si no pueden tomar sus propias decisiones; por ejemplo, por enfermedad, incapacidad o lesión.El beneficio de un poder notarial es la flexibilidad. Están hechos a la medida, por lo que pueden ser redactados con precisión para cubrir exactamente lo que se requiere, con tantas estipulaciones y amparos como sean necesarios. Puede ser de gran alcance, como si la persona que tiene el poder fuera un sustituto directo del propietario del negocio. O podría otorgar poderes más limitados únicamente para salvaguardar la continuidad del negocio. Por ejemplo, el poder notarial podría especificar que no pueden vender la empresa o disponer de ningún activo.Para su uso en los negocios, los poderes normalmente se limitan a dos o tres meses. En ciertos países puede aplicarse una legislación específica a los poderes notariales; por ejemplo, la legislación sobre oficinas fiduciarias.

Programar un botón de seguridad

Todas estas estrategias permiten al propietario de una empresa asegurar la continuidad si está ausente de la misma. Sin embargo, no hay que olvidar que en algún momento es probable que vuelvan, por lo que debe haber algún tipo de proceso legal que les permita hacerlo.

El "botón de seguridad" podría ser el límite de tiempo en el poder notarial, por ejemplo, o una cláusula que indique que el propietario conserva el poder de dejar ir al consejo aunque no sea miembro del mismo, lo que evita una situación en la que el nuevo miembro de la junta se niegue a dejarlos volver.

El poder de los representantes

Además de las estructuras jurídicas oficiales para la gestión de la empresa, hay otras medidas que las empresas pueden adoptar para garantizar la continuidad en las cuestiones operacionales cotidianas.

Uno de los más comunes son los apoderados que delegan un poder del consejo a un individuo. Por ejemplo, un apoderado para que el Director de Finanzas apruebe los pagos hasta una determinada cantidad, o para que el Director de Ventas cierre las ventas hasta un determinado nivel.

Los apoderados son más limitados que un poder notarial, pero son una forma relativamente sencilla de asegurar la continuidad de ciertos elementos del negocio, como los pagos, ventas, compras y firma de contratos. También pueden incorporarse amparos para evitar el uso indebido, como la exigencia de que dos personas concretas (por ejemplo, el Director de Finanzas y el Director de Compras) firmen y aprueben los pagos conjuntamente.

Póngalo por escrito

El último paso para asegurar la continuidad de la empresa es quizás el más importante: asegurarse de que la solución elegida se formalice con la documentación adecuada. Incluso la estrategia de continuidad de negocio más segura, cuidadosamente considerada y estructurada no tiene valor si no es hay obligación legal. Y, por supuesto, no hace falta decir que los documentos deben mantenerse actualizados.

Como resultado de la crisis por Covid-19, estas cuestiones han pasado a ser el centro de atención de muchos propietarios y gerentes de empresas. Durante una pandemia de salud global parece más verosímil ausentarse del negocio, sin embargo, siempre es importante estar preparado en cualquier momento para que no lo tomen desprevenido y tenga tranquilidad para el futuro. Para discutir asuntos de continuidad de negocios o poner un plan en marcha, por favor contáctenos.